Componentes de Office 365
Las aplicaciones de Office Web Apps nos
permiten realizar tareas de edición básica.
Office 365 agrupa diferentes servicios de productividad en la nube,
permitiéndonos la interacción con y entre diferentes herramientas en
un único espacio. En este apartado conoceremos
las principales características de cada uno de
estos servicios en línea.
Office Web Apps
Office Web Apps es una suite en línea creada
por Microsoft, que incluye versiones simplificadas
de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft
PowerPoint y Microsoft OneNote.
La posibilidad
de crear, ver, editar y compartir documentos, sin
necesidad de transportar el archivo de origen físicamente, es una de las
ventajas más notables de la computación en nube.
La inclusión de las herramientas de Office Web Apps en Office 365 nos permite trabajar
cómodamente con los programas más utilizados de la suite Office,
aun sin tener instalada en nuestro equipo una versión de escritorio;
pero además, podemos compartir estos documentos con usuarios que
tengan diferentes versiones de Office e, incluso, diferentes plataformas,
eliminando los problemas de compatibilidad.
Si bien no es necesario que tengamos instalada una versión de
escritorio de las aplicaciones de la suite Office, es importante tener en
cuenta que el intercambio de documentos entre versiones instaladas en
forma local y las versiones en la nube puede facilitar determinadas tareas de edición y aumentar la productividad de nuestro trabajo. Office
365 es compatible con Microsoft Office Professional Plus, en sus
versiones 2007 y 2010. Por lo tanto, obtendremos mejores resultados si
instalamos previamente alguna de estas versiones de escritorio.
Exchange Online
Exchange Online es el servicio incluido en Offi ce 365 para gestionar
en línea el correo electrónico, el calendario y nuestros contactos. Cada
usuario que agregamos a nuestra plataforma de Offi ce 365 dispone de
un buzón de correo de 25 gigabytes (GB), que le permite enviar mensajes
con archivos adjuntos de hasta 25 megabytes (MB).
Exchange Online utiliza un entorno compatible con Microsoft
Outlook 2010 o Microsoft Outlook 2007; de este modo, podemos
descargar nuestros mensajes de correo electrónico en nuestro propio
equipo, y administrarlos luego, sin conexión.
Debemos tener en cuenta que también nos ofrece la posibilidad de
acceder a nuestros contactos de la Libreta de direcciones desde cualquier
navegador web, al que podemos acceder desde diferentes equipos de
escritorio o móviles.
De esta forma nos encontramos con una
herramienta versátil que nos permitirá acceder a todas las herramientas
necesarias desde cualquier dispositivo.
SharePoint Online
SharePoint Online es una plataforma de colaboración que permite
incrementar la productividad, ofreciéndonos la posibilidad de
administrar contenidos y archivos a través de la interfaz de Office 365.
Desde la plataforma de SharePoint Online, es posible administrar
sitios web y documentos.
Por ejemplo, podremos crear un Sitio de
grupo, que será compartido en forma privada por los miembros del
equipo que nosotros designemos, o un Sitio web, de carácter público.
Esto nos permite, por una parte, tener un control de la información
crítica, definiendo quién o quiénes pueden acceder, leer y compartir
documentos e información; y por otra parte, podemos compartir
información a través de un sitio web público, que puede ser adecuado
como estrategia de mercado y posicionamiento, para establecer un
contacto directo con clientes actuales y potenciales, a través de un
espacio en línea libre de publicidad de terceros y con un nombre de
dominio propio, todo acorde a nuestras necesidades.
Desde la sección Documentos, podemos compartir archivos a través
de SharePoint, creándolos directamente en alguna aplicación de Office
Web Apps o subiendo un archivo desde nuestro equipo de escritorio
o dispositivo móvil. Como ejemplo, podemos mencionar la creción
de un documento en alguna de las aplicaciones que componen la
suite Microsoft Office de escritorio y lo guardamos directamente en
SharePoint, para que forme parte de nuestro entorno en línea y pueda
ser compartido con otros usuarios.
Lync Online
Lync Online es un completo servicio que permite establecer
diferentes canales de comunicación con otros usuarios, como por
ejemplo, utilizar la mensajería instantánea, realizar llamadas de voz,
establecer reuniones, sesiones de video de pantalla compartida o
videollamadas, entre otros medios. Para utilizar Lync Online, debemos descargar Microsoft Lync desde
nuestro sitio de Office 365 e instalar la aplicación en nuestro equipo de
escritorio o dispositivo móvil.
Una vez instalada la aplicación, desde la ventana emergente de
Microsoft Lync podemos establecer nuestro estado de disponibilidad,
agregar contactos y agruparlos de acuerdo con nuestro grado de
relación, como por ejemplo, Amigos y familiares o Grupo de trabajo, entre
otras alternativas. También nos permite establecer un control de presencia, para detectar la disponibilidad de otros usuarios (disponible,
ausente, no molestar, etcétera).
Es importante tener en cuenta que el límite
del control de presencia es de 250 usuarios agregados a la lista de
contactos; sobrepasado ese límite podremos agregar nuevos usuarios a
la lista de contactos, pero no se proporcionará información de presencia
de estos, y se visualizarán como Presencia desconocida.
Entre otras funcionalidades de comunicación, Microsoft Lync nos
ofrece la posibilidad de transferir archivos peer-to-peer (P2P) como
parte de una conversación de mensajería instantánea, sin necesidad de
utilizar las opciones del correo electrónico. Debemos saber que la integración de Lync Online en la plataforma
de Microsoft Office 365 permite una comunicación fluida, más eficaz,
atractiva y con mayores posibilidades de colaboración entre los
miembros de un equipo de trabajo.
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