10 Claves para Crear Presentaciones

DECÁLOGO de una buena presentación 

1. Adapta la presentación a la audiencia cada vez: Si no conoces las necesidades e inquietudes de la audiencia, ¿cómo podrás ayudarla? Tómate tu tiempo para investigar quiénes son, qué saben sobre el tema y qué esperan obtener de tu presentación. 

2. Habla siempre dentro del tiempo asignado: Un orador que se extiende más allá del tiempo demuestra falta de organización y de preparación, así como falta de respeto hacia la audiencia y el resto de ponentes. Habla el 80% del tiempo que te hayan asignado. Dimensiona la presentación para el tiempo asignado. Ensáyala como mínimo una vez para asegurarte de que no te pasarás del tiempo y de que eres capaz de explicar con fluidez y soltura todo su contenido. 

3. Cuenta lo más importante: No intentes contarlo todo. Ni la audiencia tiene tiempo ni capacidad para asimilarlo. No des toda la información en la presentación, despierta la lujuria por más. Los detalles ponlos en un documento o en la página web o en el manual o en cualquier otro sitio que pueda consultar la audiencia, no en las transparencias que proyectas en la pantalla. En ellas resalta lo más relevante, las ideas clave, no más de tres. Resiste la tentación de incluirlo todo. Cuanta más información das, menos asimila la audiencia. Céntrate en lo esencial. 

4. Una presentación no es un documento: No trasplantes al PowerPoint el contenido del documento de partida párrafo a párrafo, figura a figura, tabla a tabla, gráfico a gráfico. Cuenta algo que no esté en el documento. Aporta valor. Da vida a los datos, pon algo de ti mismo. Cuenta la historia detrás del proyecto, del producto, del servicio. Si todo está en el PowerPoint, ¿para qué estás tú? Crea los documentos con Word, no con PowerPoint. 

5. Empieza y termina a lo grande: Las primeras diez palabras son tan importantes como las diez mil siguientes. Capta la atención desde el primer minuto con una buena apertura: una anécdota personal, una historia, una pregunta dirigida a los miembros de la audiencia, un hecho o dato sorprendente, una analogía o metáfora, ¡deja volar la imaginación! Termina con una nota alta y resonante. Deja clara la idea fundamental de tu presentación al principio y al final. 

6. Una sola idea por transparencia: Elimina lo irrelevante hasta que sólo quede la información esencial. Cuando no puedas eliminar más, ¡para! Powerpoint no es una red de seguridad, no es una muleta, es una herramienta de amplificación de nuestro mensaje. Cuando diseñes tus transparencias, asegúrate de que tienen mucha imagen y poco texto. Si necesitas muletas, lleva notas escritas en un papel, pero no hagas sufrir a la audiencia proyectando texto y más texto. Sólo así tu PowerPoint estará al servicio de la audiencia y no al tuyo propio. 

7. El texto, las imágenes, los gráficos, cualquier elemento que proyectas sobre la pantalla debe verse desde la última fila. Si no se ve, una de dos: elimínalo o hazlo más grande. Y si al hacerlo más grande no cabe, ¡simplifica! Si la audiencia no distingue los elementos visuales, la irritarás y desconectará rápidamente. 

8. Utiliza la multimedia con juicio: PowerPoint es para añadir elementos visuales, no para proyectar texto y más texto en la pantalla. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla. Usa con mesura vídeos, animaciones, imágenes, sonidos, demos, etc. Su objetivo es amplificar tu mensaje, llegar allí donde las palabras no alcanzan, especialmente a la hora de causar un impacto emocional. 

9. Cuenta la historia de los datos: Determina la historia de los datos que realmente quieres contar: cuenta historias que informen, que revelen hechos o interpretaciones de los hechos que la audiencia ignoraba. Determina qué herramienta utilizar para contar la historia: texto, tabla o gráfico. Los patrones, tendencias y excepciones en los datos necesitarán expresarse gráficamente para ayudar a que la audiencia reconstruya mentalmente su historia. Dale voz a los números para que cuenten su propia historia. 

10. Comunica con todo tu ser: No sólo comunicas con tus palabras, también con tu lenguaje paraverbal (entonación, vocalización, ritmo, volumen, pausas, silencios) y con tu lenguaje corporal (gestos, mirada, movimiento, postura). Grábate en vídeo para detectar tus puntos débiles y practica, practica, practica hasta ir puliéndolos. No valen los ensayos mentales: ponte de pie y repite en voz alta palabra por palabra la idea o ideas asociadas a cada transparencia como si estuvieras en el día de la presentación delante de la audiencia. Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes, ten claro qué decir en cada una. Practícalo todo: la voz, los gestos, la mirada, el movimiento, las demos, etc. Ensaya con compañeros: debe primar la sinceridad y honestidad. ¡No dejes nada al azar!