¿Qué entendemos por una presentación?

Contestamos antes a una pregunta fundamental: ¿qué entendemos por una presentación? Vamos a trabajar con la idea de que casi cualquier acto de comunicación humana puede ser considerado una presentación, una persona que habla a una audiencia sobre un tema concreto y con un propósito concreto es una presentación. Puede ser una audiencia de 3 o 3.000 personas, pueden estar delante o a miles de kilómetros al otro lado del Skype, puede estar planteada para entretener, enseñar, echar la bronca, informar … Podemos pensar en: 

- Una clase en la universidad. - Una ponencia en un congreso científico. 

- La presentación de un trabajo en clase ante el profesor y los compañeros. 

- Una conferencia. 

- Una reunión en la empresa en la que uno de los asistentes explica algo a los demás. 

- Una charla de ventas. 

- Una rueda de prensa. 

- Etc. etc. 

El experto en presentaciones Dave Paradi realiza todos los años en su blog www.thinkoutsidetheslide.com la encuesta “Annoying PowerPoint survey”, preguntando cómo han sido las presentaciones las que sus lectores han asistido. El último estudio refleja que, en el mundo laboral, el 20% de las personas asiste a una presentación formal con Powerpoint al menos una vez al día, y parece claro que las presentaciones se están convirtiendo en la forma habitual de comunicación en las empresas, y en particular, el Powerpoint como documento de trabajo. Sin embargo, algo falla en la capacidad de los que presentan en transmitir su mensaje, porque la percepción mayoritaria es que las presentaciones presentan defectos importantes, siendo los peores (por votación): 

1. Se ponen frases completas en las diapositivas, que simplemente se leen en voz alta. 

2. El tamaño del texto era tan pequeño que no se podía leer. 

3. Las diapositivas eran difíciles de ver por la elección de colores (falta de contraste). 

4. Los gráficos eran demasiado complejos y no se entendían. 

Según el experto en presentaciones Andrew Abela, autor de “Advanced Presentations by Design”, el mayor problema es que muchos consejos sobre presentaciones, las herramientas (como el Powerpoint) o incluso el lugar donde tiene lugar, están pensados para beneficio del que presenta, no de la audiencia. Se diseña y muestra por ejemplo un impresionante gráfico en 3D, que hace parecer al ponente más profesional, aunque se haga más difícil para la audiencia entender lo que significa o valorar las magnitudes. O bien se pone en la pantalla exactamente las palabras que se van a decir, para no tener que memorizar nada, aunque eso haga que la audiencia pierda el interés en lo que contamos.